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Toute démarche de structuration documentaire efficace commence par un état des lieux honnête. Inutile de concevoir une arborescence sophistiquée si vous ignorez combien de documents existent sur votre site, où ils se trouvent actuellement, qui les maintient et dans quel état.
Cet auto-diagnostic vous permet de mesurer la maturité documentaire actuelle de votre organisation selon 12 critères clés. Il ne s'agit pas d'un audit formel — vous n'aurez pas à produire de preuves ni à vous comparer à un référentiel externe. L'objectif est simple : prendre conscience de votre point de départ pour mieux planifier votre chemin.
Répondez honnêtement. Les résultats restent pour vous seul. Un diagnostic complaisant ne vous aidera pas à progresser.
L'outil interactif ci-dessous évalue votre gestion documentaire selon douze dimensions regroupées en trois axes :
Ces critères mesurent si vos documents existent, où ils se trouvent et comment ils sont organisés.
Critère 1 — Inventaire documentaire Savez-vous combien de documents existent sur votre site ? Disposez-vous d'une liste ou d'un registre, même partiel ?
Critère 2 — Localisation centralisée Vos documents sont-ils stockés dans un endroit unique et connu de tous, ou dispersés entre ordinateurs personnels, serveurs, clés USB et classeurs papier ?
Critère 3 — Structure de classement Existe-t-il une arborescence de dossiers logique et utilisée par les équipes ? Ou chacun range-t-il les documents à sa manière ?
Critère 4 — Accessibilité Les personnes qui ont besoin d'un document peuvent-elles le trouver en moins de 3 minutes ? Ou faut-il appeler quelqu'un pour savoir où chercher ?
Ces critères mesurent si vos documents sont à jour et si les versions sont maîtrisées.
Critère 5 — Versioning Chaque document porte-t-il un numéro de version visible ? Sait-on quelle version est en vigueur et laquelle est obsolète ?
Critère 6 — Processus de validation Existe-t-il une procédure formelle pour valider un document avant diffusion ? Ou les documents sont-ils diffusés sans validation préalable ?
Critère 7 — Fréquence de révision Les documents critiques sont-ils révisés selon un calendrier défini ? Ou seulement quand un problème survient ?
Critère 8 — Gestion des obsolètes Les documents périmés sont-ils retirés de la circulation ? Ou coexistent-ils avec les documents en vigueur, source de confusion ?
Ces critères mesurent si vos documents sont protégés et si leur cycle de vie est tracé.
Critère 9 — Droits d'accès Les droits de lecture, modification et validation sont-ils définis par profil ? Tout le monde peut-il modifier n'importe quel document ?
Critère 10 — Archivage structuré Disposez-vous d'un système d'archivage avec des durées de conservation définies par type de document ? Ou archivez-vous tout (ou rien) sans critère ?
Critère 11 — Traçabilité des modifications Peut-on savoir qui a modifié un document, quand et pourquoi ? Existe-t-il un historique des modifications ?
Critère 12 — Continuité documentaire Si la personne responsable de la documentation quittait l'entreprise demain, les documents seraient-ils accessibles et compréhensibles pour ses successeurs ?
L'outil interactif calcule votre score sur 100 et vous positionne sur l'un des quatre profils suivants :
Profil 1 — Chaotique (0–25 points) La documentation existe mais elle est dispersée, non maîtrisée, avec des versions multiples en circulation. Le risque quotidien est élevé. Priorité absolue : centraliser et lister avant tout.
Profil 2 — Structuré papier (26–50 points) Une organisation existe, souvent sur papier ou dans des fichiers locaux. Les règles sont partielles ou non appliquées. La transition vers le numérique est possible et nécessaire.
Profil 3 — GED légère (51–75 points) Un outil numérique est utilisé, mais les règles de versioning, droits et archivage ne sont pas systématiques. Des progrès significatifs sont possibles sans investissement supplémentaire.
Profil 4 — GED formalisée (76–100 points) La gestion documentaire est structurée, les règles appliquées et la traçabilité assurée. Cette formation vous aidera à consolider et perfectionner ce qui existe.
Les résultats de cet auto-diagnostic ne sont pas une note. Ils sont une carte de départ — ils vous indiquent où concentrer vos efforts en priorité.
Quels que soit votre profil, vous trouverez dans cette formation les outils et méthodes pour progresser. Si vous êtes en profil 1, ne vous découragez pas : le chemin est balisé et les améliorations rapides sont possibles dès les premières leçons.
Notez votre score et votre profil. Revenez y après la formation pour mesurer votre progression.
Lancez l'outil interactif ci-dessous pour compléter votre auto-diagnostic.